Versie: mei 2018
Laatste update: oktober 2025

Privacy en veiligheid

Bij Gymnastiekvereniging VITA 2000 Baarn staat de bescherming van jouw persoonsgegevens hoog in het vaandel. Wanneer je je aanmeldt als lid, vragen we je om enkele persoonlijke gegevens in te vullen op ons inschrijfformulier. Deze gegevens worden digitaal opgeslagen in ons online ledenadministratiesysteem AllUnited.

Binnen de vereniging zijn jouw gegevens uitsluitend toegankelijk voor functionarissen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Dit betreft de ledenadministrateur, de penningmeester en de Technisch Coördinator/hoofdtrainer. Andere personen binnen de vereniging hebben geen toegang tot jouw gegevens.

Informatieplicht

• Wij registreren alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om jou als lid goed van dienst te kunnen zijn. Denk hierbij aan:
• Het indelen en analyseren van groepen op basis van leeftijd en categorie
• Het innen en verwerken van contributies
• Het versturen van post, bij voorkeur via e-mail
• Het afsluiten van een collectieve aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering
• Voor trainers en assistenten: het registreren van functies en diploma 

Externe partijen, zoals subsidieverstrekkers, ontvangen uitsluitend geanonimiseerde gegevens zoals lidmaatschapsnummers of aantallen. Persoonlijke gegevens worden niet gedeeld, met uitzondering van de Belastingdienst. Voor onze trainers zijn wij verplicht om NAW-gegevens en geboortedata aan hen door te geven.

Beeldmateriaal

 VITA 2000 Baarn wil een vereniging zijn waar plezier in bewegen centraal staat. Dat beleven we samen en delen we graag met anderen via onze website, sociale media en lokale kranten. Een verslag van een evenement of wedstrijd wordt extra levendig met beeldmateriaal.

 Volgens de privacywetgeving is toestemming vereist wanneer iemand herkenbaar in beeld wordt gebracht. Deze toestemming vragen wij bij inschrijving als lid. Wil je later jouw keuze herzien? Dat kan altijd via de secretaris van het bestuur via info@vita2000.nl.

 Beeldmateriaal kan worden gemaakt tijdens lessen, wedstrijden of activiteiten zoals het VITA kamp of het Cultureel Festival. Wij gaan hier zorgvuldig mee om en plaatsen geen beelden die schade kunnen veroorzaken. Toch begrijpen we dat je liever geen beeldmateriaal van jouw kind online ziet. Daarom vragen we expliciet toestemming bij inschrijving.

 Let op: de toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat door of in opdracht van VITA 2000 Baarn is gemaakt. Ouders kunnen zelf ook foto’s of video’s maken tijdens activiteiten. Hierop heeft de vereniging geen invloed, maar we vertrouwen erop dat iedereen hierin terughoudend is, zeker als er ook andere kinderen op staan.

 Wil je dit onderwerp bespreken met je kind? Dat moedigen we aan. Zo weet jouw dochter waarom het gebruik van beeldmateriaal wel of niet is toegestaan. We merken dat oudere leden hier vaak zelf een bewuste keuze in willen maken.

 Sponsoracties

 VITA 2000 Baarn is deels afhankelijk van sponsoracties, zoals de jaarlijkse deelname aan de Grote Clubactie. Het kan voorkomen dat je hiervoor persoonlijk wordt benaderd en om gegevens wordt gevraagd. Wij verstrekken nooit rechtstreeks gegevens aan sponsors. Mocht dit toch nodig zijn, dan vragen wij altijd vooraf om jouw toestemming.

Alle sponsoracties worden vooraf aangekondigd, zodat iedereen weet wat er speelt en om misbruik of fraude te voorkomen.